Untuk bisa menunjang aktivitas pekerjaan karyawan, perusahaan umumnya sudah menyediakan peralatan kantor, agar nantinya produktivitas karyawan lebih meningkat.
Jenis peralatan kantor dibagi menjadi dua, yaitu jangka pendek dan jangka panjang. Untuk dapat mengetahui apa saja perlengkapan kantor yang wajib ada di perusahaan. Berikut adalah penjelasan lengkapnya.
Pengertian Peralatan Kantor
Peralatan kantor atau Office Equipment di dalam KBBI adalah sesuatu yang bisa digunakan sebagai alat dalam mencapai tujuan dan maksud.
Jadi bisa disimpulkan bahwa peralatan kantor adalah suatu media dalam mencapai suatu tujuan yang diinginkan, secara keseluruhan bisa disimpulkan bahwa yang dimaksud peralatan kantor yaitu suatu sarana dan prasarana yang bisa memperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor.
Dengan kata lain, pengertian peralatan kantor yaitu alat-alat yang digunakan dalam kantor untuk membantu kelancaran perusahaan dalam melakukan atau melaksanakan kegiatan-kegiatan administrasinya.
Peralatan kantor memiliki fungsi untuk dapat memudahkan dan juga meringankan pekerjaan para karyawan di kantor. Dengan ketersediaan semua alat kantor dalam sebuah ruangan, maka pekerjaan nanti bisa dilakukan secara efektif dan efisien.
Alat kantor ini sendiri terdiri dari penyimpanan, pengadaan, pengeluaran, penghapusan dan juga pemeliharaan semua aset yang telah dimiliki oleh sebuah perusahaan, mulai dari barang yang bernilai kecil sampai barang yang bernilai besar.
Peralatan Kantor Menurut Para Ahli
Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyanti (2010:43)
Peralatan kantor merupakan alat atau bahan yang dipakai untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga dapat menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat dan baik.
The Liang Gie
Menurut beliau, peralatan kantor merupakan benda-benda yang digunakan habis dalam pelaksanaan sehari-hari oleh pegawai tata usaha.
Menurut Fiskal atau Pajak
Pengakuan peralatan kantor atau Office Equipment menurut Fiskal atau Pajak, diantaranya sebagai berikut:
1. Apabila masa manfaat dari peralatan kantor lebih dari 1 tahun, maka pengakuan biaya dibebankan melalui biaya penyusutan setiap tahun selama masa manfaat peralatan kantor tersebut.
2. Apabila pada saat pembelian peralatan kantor atau Office Equipment terdapat PPN (Pajak Pertambahan Nilai), maka pengakuan PPN bisa dilakukan dengan cara:
a. Melalui kapitalisasi dengan harga beli Peralatan kantor Office Equipment tersebut.
b. Melalui pengkreditan sebagai Pajak Masukan di SPT Masa PPN
Manfaat Pengadaan Peralatan Kantor
Berikut ini adalah beberapa manfaat dari pengadaan peralatan kantor yang akan kami sampaikan dibawah ini:
1. Untuk mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor.
2. Untuk dapat menghasilkan hasil yang lebih maksimal dan memuaskan.
3. Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor.
Tujuan Pengadaan Peralatan Kantor
Tujuan dari pengadaan peralatan kantor adalah sebagai berikut ini:
1. Untuk bisa menjamin keselamatan bagi yang memakai alat-alat tersebut.
2. Untuk dapat mengoptimalkan usia pakai peralatan.
3. Untuk bisa menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui beberapa pengecekan secara teratur dan rutin.
4. Untuk menjamin kesiapan operasional dari peralatan untuk mampu mendukung kelancaran pekerjaan sehingga nanti memperoleh hasil yang optimal.
Jenis Peralatan Kantor
Jika Anda nanti akan mengadakan persediaan peralatan kantor untuk perusahaan, terdapat beberapa daftar peralatan kantor yang tidak boleh Anda lewatkan, diantaranya sebagai berikut ini:
1. Meja dan Kursi Kantor
Peralatan kantor yang pertama dan paling penting yaitu meja dan kursi kantor. Umumnya di atas meja terdapat beberapa file-file pekerjaan, perangkat komputer sampai peralatan dari karyawan.
Selain itu, meja dan kursi bisa untuk memberikan kenyamanan kepada para karyawannya, meja dan kursi dirancang sesuai dengan kebutuhannya.
2. Perangkat Komputer
Perangkat komputer merupakan suatu perlengkapan yang terpenting, biasanya peralatan ini terdiri dari CPU, mouse, monitor dan keyboard atau perangkat output lainnya.
Fungsi dari peralatan ini yaitu untuk bisa membantu aktivitas utama kantor, antara lain menginput transaksi, membuat laporan, editing, pencatatan dan masih banyak lagi.
Umumnya perangkat komputer untuk kantor menggunakan LCD sebagai layar outputnya. Sehingga pada tampilannya lebih tipis dan simple. Di Perusahaan tertentu, mungkin juga sudah menyediakan laptop untuk karyawannya.
3. Scanner dan Printer
Scanner adalah alat untuk mengkonversi file berbentuk hardcopy ke dalam softcopy yang berbentuk file pada komputer.
Sedangkan printer berguna untuk mencetak dokumen dalam bentuk hardcopy dari yang awalnya berbentuk softcopy.
Terdapat beberapa macam printer, yang mempunyai fungsi untuk digabungkan atau dijual pada satu alat. Akan tetapi, umumnya kedua jenis printer ini dijual terpisah dari printer.
4. Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi adalah alat yang digunakan untuk menduplikasi dokumen yang ada di dalam kertas atau hard copy.
Alat ini sangat penting agar nanti karyawan mampu bekerja lebih cepat, khususnya untuk melakukan sebuah duplikasi berbagai macam file laporan.
5. Paper Shredder
Mesin penghancur kertas atau paper shredder, sesuai dengan namanya alat ini berguna untuk menghancurkan kertas dalam potongan kecil. Hal ini bertujuan untuk keamanan dokumen penting yang dimiliki oleh sebuah perusahaan.
Sebab jika kertas tersebut tidak dihancurkan, maka khawatir kertas akan berceceran, sehingga nanti dokumen yang sifatnya rahasia bisa tersebar ke pihak tertentu yang tidak bertanggung jawab.
Oleh karena itu, alat ini sangat penting digunakan untuk menghancurkan dokumen kantor yang sudah tidak diperlukan lagi.
6. Filing Cabinet
Filing cabinet ini termasuk peralatan kantor yang berguna sebagai alat menyimpan arsip data kantor. Peralatan ini berupa lemari yang telah dilengkapi oleh laci-laci kotak berukuran besar dan juga tersusun secara vertikal.
Umumnya digunakan untuk mengelompokkan dokumen dan barang-barang. Filing cabinet ini terbuat dari bahan material besi yang dikunci, jadi sangat-sangat kuat dan tidak gampang terserang oleh rayap.
7. Lemari Arsip
Fungsinya hampir sama seperti filling cabinet, namun untuk lemari arsip ini lebih ke penyimpanan dalam bentuk rak tanpa ada penutupnya sama sekali.
Tata lemari arsip ini sedemikian rupa pada salah satu sudut ruangan kantor untuk mempermudah penyimpanan arsip dan juga mengambil arsip.
Agar arsip bisa tertata dengan rapi, Anda bisa menambahkan ciri khusu berdasarkan kategori dari arsip-arsip yang disimpan pada lemari arsip tersebut. Seperti disusun khusus arsip kepegawaian, arsip gaji dan lainya, yang disusun sesuai dengan kebutuhan.
8. LCD Proyektor
LCD proyektor biasa digunakan untuk memperbesar resolusi layar pada komputer. Pada umumnya, alat ini digunakan ketika melakukan presentasi saat berlangsungnya rapat. Baik itu rapat bersama tim, klien atau petinggi perusahaan.
9. Router
Router merupakan salah satu perangkat dalam jaringan PC yang berfungsi untuk menghubungkan jaringan, alat ini dapat menghubungkan antar jaringan dengan jaringan yang sama atau serupa.
Perusahaan biasanya terdiri dari beberapa lantai atau gedung, dimana setiap lantainya memiliki jaringan tersendiri agar saling terhubung antar jaringan yang ada di setiap lantai.
Jika tanpa menggunakan bantuan router, maka kantor tidak akan bisa saling berkirim data atau berkomunikasi. Sementara untuk prosesnya sendiri dinamakan routing.
10. Kalkulator
Kalkulator adalah alat yang diperlukan untuk urusan hitung menghitung di kantor.
Dengan adanya kalkulator ini, maka perhitungan berbagai macam data yang sederhana bisa dilakukan dengan cara yang mudah. Sehingga untuk hasilnya akan lebih akurat dan bisa dipertanggungjawabkan jika dibandingkan dengan menghitung menggunakan kertas secara manual.
Akan tetapi, sebetulnya tugas hitung menghitung juga tersedia di dalam formula excel di komputer. Walaupun demikian, tidak ada salahnya untuk menyediakan kalkulator sebagai cadangan jika nantinya diperlukan.
11. Mesin Absensi
Umumnya untuk kantor yang masih memakai sistem pencatatan kehadiran karyawan dengan mesin absensi, tentu pasti dibutuhkann mesin absensinya.
Dengan adanya mesin absensi ini, akan mampu untuk mempermudah HRD dalam merekap kehadiran dari para karyawannya.
12. Sofa Kantor
Pengadaan sofa kantor ini dikhususkan untuk bisa menerima tamu ketika berkunjung ke kantor. Anda harus menyiapkan ruangan khusus agar sofa kantor bisa disimpan dengan rapi dan bisa membuat nyaman tamu ketika berkunjung.
13. Webcam
Anda bisa memakai webcam untuk dapat memantau segala macam aktivitas kerja di lingkungan kantor. Fungsi dari webcam ini selain untuk dapat memantau aktivitas kerja, juga bisa sebagai salah satu upaya untuk meminimalisir tindak kejahatan yang bisa saja terjadi.
14. Flash Disk
Fungsi dari flashdisk adalah untuk menyimpan berbagai macam data yang sedang dipakai di kantor. Flashdisk adalah penyimpanan portable yang bisa dipindahkan dari perangkat satu ke perangkat lainnya. Dengan begitu, untuk bisa saling berbagi data antar perangkat bisa lebih mudah untuk dilakukan.
Sebab flashdisk sangat dibutuhkan pada lingkungan kantor, tentunya kantor harus mempersiapkan beberapa flashdisk untuk mempermudah proses transfer data yang dipakai oleh banyak karyawan pada lingkungan kantor.
15. Sound dan Mikrofon
Alat ini sangat perlu dibutuhkan di lingkungan kantor, dan umumnya dipakai untuk menunjang segala aktivitas, misalnya rapat atau kegiatan massal lainya.
Dengan memakai sound dan mikrofon, maka host atau pemandu acara bisa menyampaikan materi rapat ke semua peserta dengan suara yang keras.
16. Line Telepon
Meskipun setiap karyawan memiliki smartphone, namun line telepon masih penting, apalagi untuk berkomunikasi dengan bagian lain dalam satu kantor.
Dengan adanya line telepon, maka semua pekerjaan akan menjadi lebih efektif. Karyawan juga bisa lebih fokus dengan pekerjaannya dan menghindari waktu yang terbuang selama kembali atau menuju dari bagian tersebut.
17. Papan Tulis
Papan tulis ini berguna untuk menulis laporan harian, mingguan, bulanan atau semesteran. Ada juga yang memakainya sebagai tempat mencatat sebuah agenda.
Di dalam meeting offline, papan tulis ini sangat penting untuk membantu presentasi, pembicara dengan mudah bisa memberikan penjabaran dengan visualisasi pada papan tulis.
Demikianlah sedikit penjelasan tentang peralatan kantor, mulai dari penjelasan, manfaat, fungsi dan jenisnya.
Semoga dengan adanya penjelasan diatas dapat menambah wawasan Anda semua. Sekian dan terima kasih semoga bermanfaat.